Dokumenten- und Publikationsserver des Robert Koch-Instituts

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Ziele und Leitlinien

Open Access verfolgt das Ziel des uneingeschränkten gleichberechtigten Zugangs Aller zu den Ergebnissen wissenschaftlicher Arbeiten. Das Robert Koch-Institut hat im Mai 2007 die "Berliner Erklärung über den offenen Zugang zu wissenschaftlichem Wissen" unterzeichnet und sich somit zur Zielsetzung des freien Zugangs zu wissenschaftlichen Informationen bekannt. Das Institut unterstützt den Prozess der Open Access-Bewegung, die sich seit Mitte der neunziger Jahre für die freie Zugänglichkeit von Forschungsergebnissen und Kulturgut aller Art einsetzt. Das Robert Koch-Institut hat sich mit der Unterzeichnung der Berliner Erklärung verpflichtet,

  • Forscher und Stipendiaten darin zu bestärken, ihre Arbeiten entsprechend den Grundsätzen des Open Access-Paradigmas zu veröffentlichen,
  • Mittel und Wege zur Evaluierung von Open Access-Veröffentlichungen und Online-Zeitschriften zu entwickeln, damit die Standards wissenschaftlicher Qualitätssicherung und guter wissenschaftlicher Praxis erhalten bleiben,
  • dafür einzutreten, dass Open Access-Veröffentlichungen bei der Beurteilung wissenschaftlicher Leistungen anerkannt werden,
  • dafür einzutreten, dass die spezifischen Beiträge für die Entwicklung einer Open Access-Infrastruktur in Form von Software-Entwicklung, der Bereitstellung von Inhalten, der Metadaten-Erstellung oder der Veröffentlichung einzelner Artikel allgemein anerkannt werden.
(Auszug aus der Berliner Erklärung)

Mit dem Aufbau eines Institutional Repositories verfolgt das Robert Koch-Institut auch das Ziel, seine Arbeitsergebnisse möglichst weitgehend an einer Stelle gebündelt darzustellen. Das Repository soll somit auch als Schaufenster der Ergebnisse der wissenschaftlichen Leistungen des Robert Koch-Instituts dienen. Auf dem Publikationsserver werden amtliche Bekanntmachungen und Pressemitteilungen des Robert Koch-Instituts sowie wissenschaftliche Publikationen der Beschäftigten und Qualifikationsarbeiten, die fachlich durch Beschäftigte des Instituts betreut wurden, bereitgestellt.

Die Dokumente dürfen unter den auf dem Publikationsserver veröffentlichen Bedingungen genutzt werden. Eine Veröffentlichung von Dokumenten kann nur insoweit erfolgen, als das Robert Koch-Institut über entsprechende Nutzungsrechte verfügt. Interne Regelungen zum Publizieren sind im Intranet des Robert Koch-Institutes veröffentlicht. Die Bibliothek des Robert Koch-Institutes bietet den Beschäftigten eine umfassende Beratung an. Das Robert Koch-Institut ermutigt alle Beschäftigten, ihre Forschungsergebnisse bei Open Access Verlagen bzw. in Open Access Journalen zu publizieren.

Der Publikationsserver stellt die technologische Basis zur Umsetzung der in der Open Access Erklärung des Robert Koch-Instituts formulierten Ideen dar.

Die elektronischen Dokumente erhalten dauerhafte Adressen und werden über nationale und internationale Bibliothekskataloge, Suchmaschinen sowie andere Nachweisinstrumente (z.B. ROAR, Open DOAR) erschlossen. Der Dokumenten- und Publikationsserver bietet durch besondere Maßnahmen wie digitale Signaturen und Zeitstempel einen Schutz gegen Verfälschungen. Darüber hinaus wird eine Langzeitarchivierung der elektronischen Dokumente gewährleistet.

 

Das elektronische Dokument

Unter dem Begriff »elektronisches Dokument« wird im Sinne dieser Leitlinien ein Dokument verstanden, welches auf Text und Grafik basiert, in digitaler Form auf einem Datenträger gespeichert ist und über Rechnernetze verbreitet wird.

Ein über den Dokumenten- und Publikationsserver zu veröffentlichendes elektronisches Dokument erfüllt folgende Bedingungen:

  1. Es ist zur Verbreitung in der Öffentlichkeit bestimmt.
  2. Es stellt kein dynamisches Dokument dar. Sind Veränderungen notwendig, wird das geänderte elektronische Dokument als neue Version gespeichert.
  3. Es entspricht den von Computer- und Medienservice der Humboldt-Universität zu Berlin und der Bibliothek des Robert Koch-Instituts vorgegebenen technischen Parametern.

Folgende Kategorien elektronischer Dokumente werden gespeichert und über den Dokumenten- und Publikationsserver verbreitet:

  1. Amtliche Bekanntmachungen des Robert Koch-Instituts und Veröffentlichungen verschiedener Kommissionen
  2. Artikel in Fachzeitschriften
  3. Fortlaufende Veröffentlichung wie das Epidemiologische Bulletin, die Hefte der Gesundheitsberichterstattung und die Influenza-Berichterstattung
  4. Informationen über das Robert Koch-Institut
  5. Pressemitteilungen des Robert Koch-Instituts
  6. Qualifikationsarbeiten
  7. Gesammelte Werke von Robert Koch in digitalisierter Form

Die Kategorien-Liste wird bei Bedarf erweitert.

 

Einmal archivierte Dokumente werden nur in Ausnahmefällen (z.B. bei einer urheberrechtlichen Verletzung) vom Server gelöscht. Löschungen werden auf den Datensätzen kenntlich gemacht. Ein inhaltlich verändertes Dokument wird als neue Version archiviert.

 

Die Einhaltung von Urheber- und Verwertungsrechten Dritter liegt in der Verantwortung der Autorinnen und Autoren bzw. der Herausgeber der elektronischen Dokumente.

 

Sacherschließung auf dem Dokumenten- und Publikationsserver

Alle Dokumente werden durch Mitarbeiter der Bibliothek des Robert Koch-Instituts sachlich erschlossen.
Folgende Sacherschließungsinstrumente werden dabei genutzt:

  1. Verschlagwortung
    • Artikel aus Fachzeitschriften: Medical Subject Headings (NCBI) sofern vorhanden. Ansonsten freie Verschlagwortung.
    • Freie Verschlagwortung auf Deutsch und Englisch für Amtliche Bekanntmachungen, Fortlaufende Veröffentlichungen und Qualifikationsarbeiten.
  2. Klassifikation
    • DDC - Subject Headings– für alle auf dem Server befindlichen Dokumente

 

Technische Besonderheiten des Dokumenten- und Publikationsservers

  1. Der Publikationsserver des Robert Koch-Instituts wird als hochverfügbares, ausfallsicheres Computersystem mit mehrfach redundanter und räumlich getrennter Datenhaltung betrieben.
  2. Die elektronischen Dokumente werden mit individuellen und dauerhaften Adressen versehen, welche einen unmittelbaren Zugriff auf die Dokumente erlauben.
  3. Das Auffinden der elektronischen Dokumente ist über Bibliothekskataloge, Recherchen in bibliographischen Metadaten, Suchterme innerhalb der Strukturen der elektronischen Dokumente und über alphabetische und klassifikatorische Ordnungen sowie dynamisch erstellte Listen und Indizes möglich.
  4. Für die Erschließung, Speicherung und Archivierung der elektronischen Dokumente werden internationale Standards wie die Richtlinien der Open Archives Initiative (OAI) genutzt und weiterentwickelt.
  5. Für die Dokumente im Archivformat PDF/A auf dem Publikationsserver wird eine Archivierungsdauer von mindestens 5 Jahren in Kooperation mit der Deutschen Nationalbibliothek garantiert. Die Archivierungsdauer anderer Formate hängt von der Verfügbarkeit des Formates, der Betrachtungssoftware sowie den Konvertierungsmöglichkeiten ab.

 

Organisatorische Regelungen

  1. Der Dokumenten- und Publikationsserver wird von Computer- und Medienservice der Humboldt-Universität zu Berlin und dem Robert Koch-Institut gemeinsam betrieben.
  2. Die elektronische Veröffentlichung ist Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Robert Koch-Instituts und ihren Ko-Autoren vorbehalten und kostenfrei.
  3. Die Abgabe der elektronischen Dokumente zur Verbreitung über den Dokumentenserver erfolgt in der Bibliothek des Robert Koch-Instituts.
  4. Für die Veröffentlichung notwendige zusätzliche Arbeiten wie die Aufbereitung der elektronischen Dokumente oder die Konvertierung in andere Formate werden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Computer- und Medienservice und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Bibliothek des Robert Koch-Instituts betreut oder durchgeführt.
  5. Ansprechpartner für alle den Dokumenten- und Publikationsserver betreffenden Fragen ist die Bibliothek des Robert Koch-Instituts:

    Robert Koch-Institut
    Bibliothek
    Henriette Senst (Leitung)
    Nordufer 20
    13353 Berlin
    Tel.: 030 18754 2275
    E-Mail: edoc@rki.de